Tiếng Anh công sở (P3): Viết email tiếng Anh chuyên nghiệp cho người đi làm

🌟 1. Vì sao người đi làm cần học cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp?

Trong môi trường công sở hiện đại, viết email tiếng Anh chuyên nghiệp là kênh giao tiếp chính — nơi bạn thể hiện sự chuyên nghiệp, khả năng ngôn ngữ và phong cách làm việc.
Một email được viết khéo léo có thể giúp bạn:

• ✅ Tạo ấn tượng tốt với sếp & khách hàng

• ✅ Giải quyết công việc nhanh hơn

• ✅ Hạn chế hiểu lầm trong giao tiếp

• ✅ Được đánh giá là “người làm việc chuyên nghiệp”

Ngược lại, một email sai cấu trúc hoặc dùng sai tone có thể khiến người đọc cảm thấy bạn thiếu kinh nghiệm hoặc thiếu tôn trọng.

2. Cấu trúc của một email tiếng Anh chuyên nghiệp

Một email công sở chuẩn cần có 5 phần chính:

3. Lời chào (Greeting) – Chọn đúng cách để gây thiện cảm

Mẫu lời chào thông dụng:

⚠️ Không dùng “Hey” trong việc viết email tiếng anh trong công việc — nghe quá thân mật.

4. Mở đầu email (Opening line)

Trong cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp: Đừng bắt đầu email bằng cách “I am writing to…” quá nhiều lần.
Thay vào đó, hãy linh hoạt hơn thông qua một cấu trúc viết email tiếng anh chuyên nghiệp bằng những mẫu câu sau:

Ví dụ:

Dear Ms. Taylor,
I hope this email finds you well. I’m reaching out regarding the upcoming team meeting next Monday.

→ Kính gửi Ms. Taylor,
Hy vọng chị vẫn khỏe. Tôi gửi email này về cuộc họp nhóm sắp tới vào thứ Hai.

🧾 5. Thân bài (Body) – Viết ngắn, rõ và có mục tiêu

Mỗi đoạn email tiếng anh nên có một mục đích duy nhất: yêu cầu, cập nhật, xác nhận hoặc phản hồi.

Tips:

• Viết ngắn – dễ đọc – tránh từ thừa.

• Dùng dấu gạch đầu dòng cho danh sách.

• Tránh viết một đoạn dài hơn 5 dòng.

Mẫu câu thân bài:

6. Kết thúc email (Closing line)

Mẫu câu kết thúc lịch sự:

Cách ký tên chuẩn (Sign-off):

• Best regards,

• Kind regards,

• Yours sincerely, (khi biết tên người nhận)

• Yours faithfully, (khi không biết tên người nhận)

7. 5 mẫu trong việc viết email tiếng Anh chuyên nghiệp (Song ngữ)

Email xin lịch họp (Request a meeting)

Subject: Meeting Request for Project Review
Dear Mr. Long,
I hope you are doing well. Could we schedule a short meeting this week to review the project progress?
Please let me know your available time.

Best regards,
Minh Tran

→ Chủ đề: Yêu cầu sắp lịch họp đánh giá dự án
Kính gửi ông Long,
Hy vọng anh khỏe. Anh có thể sắp xếp một buổi họp ngắn trong tuần này để xem tiến độ dự án không?
Rất mong phản hồi về thời gian phù hợp.
Trân trọng,
Minh Trần

Email xác nhận cuộc họp (Meeting confirmation)

Subject: Confirmation – Meeting on Tuesday
Dear Ms. Anna,
This is to confirm our meeting at 10 AM on Tuesday, June 4th. Please let me know if there’s any change.
Best regards,
Phuong

→ Xác nhận cuộc họp vào thứ Ba:
Kính gửi Ms. Anna,
Tôi xin xác nhận cuộc họp lúc 10h sáng thứ Ba, ngày 4/6. Nếu có thay đổi, xin vui lòng thông báo.
Trân trọng,
Phương

Email gửi tài liệu (Send documents)

Subject: Project Proposal Attached
Dear Mr. Henry,
Please find attached the updated project proposal for your review.
Looking forward to your feedback.
Best regards,
Nhi

→ Kính gửi Mr. Henry,
Đính kèm là bản đề xuất dự án đã được cập nhật.
Rất mong phản hồi từ anh.
Trân trọng,
Nhi

Email cảm ơn sau phỏng vấn (Thank-you email)

Subject: Thank You for the Interview
Dear Mr. James,
Thank you for taking the time to interview me today. I enjoyed learning more about the company and the position.
I look forward to the opportunity to work with you.
Kind regards,
Thao

→ Cảm ơn sau buổi phỏng vấn:
Cảm ơn anh đã dành thời gian phỏng vấn tôi hôm nay. Tôi rất ấn tượng về công ty và vị trí ứng tuyển.
Mong có cơ hội được hợp tác cùng anh.

Email xin nghỉ phép (Request for leave)

Subject: Leave Request (June 10–12)
Dear HR Team,
I would like to request annual leave from June 10 to June 12 for personal reasons.
Please let me know if this can be approved.
Best regards,
Nam

→ Xin nghỉ phép từ 10–12/6 vì lý do cá nhân. Mong được phê duyệt.

>>> Tìm hiểu thêm các cách viết email tiếng Anh chuyên nghiệp

8. Những lỗi thường gặp khi viết email tiếng Anh

9. Mẹo vàng để viết email tiếng Anh chuyên nghiệp

1️⃣ Giữ câu ngắn – dưới 20 từ.
2️⃣ Luôn có subject line rõ ràng.
3️⃣ Dùng giọng trung lập (neutral), tránh quá thân mật.
4️⃣ Đọc lại trước khi gửi – kiểm tra chính tả, ngữ pháp, tên người nhận.
5️⃣ Khi nhắc deadline, dùng ngôn ngữ mềm mại:

“I’d appreciate it if you could send this by Friday.”
→ Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể gửi trước thứ Sáu.

10. Tổng kết

• Viết email tiếng anh chuyên nghiệp là kỹ năng bắt buộc trong công sở.

• Ghi nhớ cấu trúc 5 phần và dùng đúng tone & format.

• Thực hành 1–2 mẫu email mỗi ngày, bạn sẽ thấy tiến bộ rõ rệt chỉ sau 2 tuần.

Nếu bạn muốn học viết email tiếng anh chuyên nghiệp trong công sở chuẩn quốc tế, có người sửa lỗi & hướng dẫn từng dòng, hãy theo dõi các bài tiếng  OWL 3C – Tiếng Anh Giao Tiếp Công Sở.

Xem tiếp các phần khác:

• Phần 1: Tiếng Anh giao tiếp nơi công sở – 50 mẫu câu cơ bản
• Phần 2: Tiếng Anh giao tiếp nơi công sở – Tiếng Anh giao tiếp trong cuộc họp
• Phần 3: Tiếng Anh giao tiếp trong cuộc họp – Đặt câu hỏi, phản biện và tóm tắt chuyên nghiệp

Tài liệu tham khảo

• BBC Learning English – English at Work

• Grammarly – Business English Tips